Conformité et gouvernance des entités

Nous répondons aux exigences de gouvernance des entités à travers un large éventail de projets en la matière. Ces derniers peuvent s’inscrire dans le cadre de stratégie et transactions, être lancés suite à des pics d’activité temporaires ou à une transformation organisationnelle, ou être menés dans le but d’apporter des garanties aux organes d’administration et de direction, et autres parties prenantes sur la qualité des données ou encore la situation de l’entité. 

Notre intervention, que nous pouvons bien entendu adapter à vos besoins, inclut :

• un accompagnement des organes d’administration et de direction, y compris une assistance lors de leurs réunions périodiques ou extraordinaires  ;
  
  
• des détachements d’équipe et un soutien de transition ;
  
  
• l’analyse critique et la rédaction des politiques et cadres de gouvernance (charte de gouvernance, code de conduite, procédures d’autorisations) ;
  
  
• l’assistance à la définition de la structure de gouvernance de l’entreprise et de ses filiales, et la réalisation d’organigrammes détaillés, au niveau mondial et pays par pays, représentant cette structure organisationnelle ;
  
  
• une revue critique de la fonction de gouvernance et l’assistance à la conception et à la mise en place de structures de gouvernance et de délégations de pouvoirs ;
  
  
• une assistance à la mise en œuvre intra-groupe des nouvelles exigences réglementaires locales ou régionales.

Nous avons récemment réalisé les missions suivantes :

• un organigramme pour une entreprise pharmaceutique figurant dans le classement Fortune 500 ;
  
  
• une analyse de l’efficacité du modèle opérationnel cible en matière de gouvernance pour une société de services publics cotée au FTSE 250.

Quelle que soit la structure de votre organisation, nos équipes proposent une approche intégrée de la gestion juridique des entités de votre groupe, tout en vous aidant à leur permettre de respecter leurs obligations en matière de conformité et éviter d’être sanctionnées en cas d’infractions.

1. Diagnostics de conformité en droit des sociétés

Nos diagnostics de conformité en droit des sociétés permettent de valider les données d’entreprise ainsi que le degré de conformité des entités du groupe. Les données internes sont analysées et comparées à celles figurant dans les documents publics et réglementaires locaux afin de vérifier leur cohérence avec toutes les sources de données. Nos équipes vous délivrent ensuite une évaluation des risques, distinguant les enjeux majeurs et mineurs, ainsi qu’un plan correctif détaillé. Ces services s’adressent notamment aux entreprises souhaitant s’assurer de la conformité des entités formant la cible dans le cadre d’un processus de cession ou d’acquisition, ou aux groupes dotés d’une structure complexe qui souhaitaient en avoir une meilleure connaissance et remédier.

Nous avons récemment réalisé :

• un bilan de situation englobant 400 entités pour une grande banque européenne, dans un délai de six semaines.

2. Gestion de la conformité annuelle

Nos équipes vous assistent dans la gestion de l’ensemble des exigences réglementaires obligatoires en matière de droit des sociétés, liées au processus d’approbation des comptes annuels, y compris :

• l’élaboration de l’ensemble de la documentation nécessaire à la tenue et aux délibérations des organes dirigeants, de surveillance et d’administration et des assemblées générales (convocations, rapports, projets de résolutions, procès-verbaux), la participation aux réunions des organes et assemblées susvisés, et la gestion de la collecte des signatures des membres des organes et dirigeants susvisés ;
  
  
• un accompagnement dans toutes les démarches et formalités liées aux décisions prises par les organes et assemblées susvisés ;
  
  
• la tenue des registres de l’entreprise ;
  
  
• la préparation et la production de déclarations périodiques pour les registres locaux ;
  
  
• l’identification et le suivi des prochaines échéances en matière de conformité ;
  
  
• l’assistance et la mise à jour du système interne de gestion des entités juridiques.

3. Accompagnement au quotidien

Nos équipes vous fournissent le même accompagnement que ci-dessus dans la gestion de l’ensemble des exigences réglementaires, en matière de droit des sociétés, générées par les modifications apportées à la structure de gouvernance, capitalistique ou opérationnelle des entités de votre groupe, liées au processus d’approbation des comptes annuels, tels qu’un changement de dirigeant ou de siège social, une modification de l’actionnariat ou du capital social, ou d’autres modifications statutaires ou d’autres documents constitutifs.

De manière générale, EY Société d’Avocats accompagne les entreprises, les succursales et les bureaux de représentation lors des différentes étapes du cycle de vie d’une entité, telles que :

• la constitution et l’immatriculation ;
  
  
• la dissolution, la liquidation et/ou la radiation ;
  
  
• l’assistance juridique à la mise en œuvre des flux financiers préalables ou consécutifs aux opérations de dissolution et de liquidation, tels que les distributions de dividendes, les remboursements apports en capital et de prêts.

Nous jouissons d’un large éventail de clients internationaux, notamment :

• une entreprise de télécommunications cotée au FTSE 250 ;
  
  
• un conglomérat coté au S&P100 ainsi qu’au NYSE ;
  
  
• une entreprise d’électronique grand public basée à Pékin et cotée au SEHK.

4. Knowledge et formation

La plateforme Knowledge d’EY offre un espace unique sur lequel nos clients peuvent obtenir des données mondiales précises et concrètes en matière de conformité d’entreprise. Destiné aux dirigeants et membres des organes de surveillance et d’administration, le programme de formation d’EY permet en particulier de réduire les risques liés à la gouvernance des filiales et propose un accompagnement personnalisé et cohérent pour votre communauté internationale de dirigeants de filiales.

Nous proposons également une formation sur mesure élaborée selon vos politiques organisationnelles ainsi que des manuels dédiés aux dirigeants et membres des organes de surveillances et d’administration, contenant des informations concrètes. La formation est dispensée en ligne ou via des sessions classiques en personne dans le monde entier.

Nous avons récemment mené :

• Un programme de formation destiné aux administrateurs à travers 40 juridictions différentes pour une multinationale basée aux États-Unis.

Nos services sont axés sur la technologie et accessibles en toute simplicité.

Les outils technologiques d’EY incluent notamment :

1. Gestion des entités

• Tableau de bord et analyse de conformité : grâce à notre plateforme technologique de conformité sur mesure, nos clients bénéficient de tableaux de bord et d’analyses en temps réel qui présentent le degré de conformité de l’organisation, y compris les échéances et l’état des flux de travail.
  
  
• Outil en libre-service pour les changements induits par des événements : grâce à cet outil, vous pouvez facilement effectuer des demandes et suivre leur évolution par le biais de tableaux de bord et de rapports personnalisables.
  
  
•  Bilan de situation : cet outil facilite l’analyse des entités de l’entreprise grâce à une extraction des données efficace, effectuée à partir de votre système de gestion actuel ainsi qu’à une comparaison par rapport aux données des registres publics de plus de 120 pays à travers le monde. Il fournit des rapports dynamiques sur les tableaux de bord concernant des anomalies de données, des failles de conformité ainsi que des éclairages concernant la gouvernance et le contrôle. Vous pouvez donc identifier en toute simplicité les risques potentiels ou réels ainsi que les mesures correctives associées. 

2. Knowledge et formation

• Programme mondial de formation en ligne pour les dirigeants et membres des organes de surveillance et d’administration : vous pouvez accéder à la formation via votre propre plateforme ou via celle hébergée par nos équipes. Vous pouvez, entre autres, suivre la participation à la formation au sein de votre organisation.
  
  
• Plateforme Knowledge corporate : découvrez en temps réel les nouveautés en matière de conformité dans toutes vos juridictions et bénéficiez d’un ensemble complet de données concrètes sur le droit des sociétés.