​Données personnelles : Droit d'accès exercé par un salarié

Le 5 janvier 2022, la CNIL a fourni des précisions au sujet du droit d'accès des salariés à leurs données personnelles, en particulier concernant les courriels

Après avoir rappelé que le droit d'accès ne doit pas porter atteinte aux droits des tiers (vie privée, secret des affaires, propriété intellectuelle, secret des correspondances, etc.), la CNIL a souligné que cette limite ne peut pas être invoquée par les employeurs pour s'opposer de manière générale à ce type de demande.

Concernant les courriels professionnels, la CNIL distingue entre :

• D'une part, les courriels pour lesquels le salarié demandeur est expéditeur ou destinataire : la CNIL souligne que c'est uniquement dans des cas exceptionnels que l'accès ou la communication de ces courriels peut présenter un risque pour les droits des tiers. Dans de telles hypothèses, il revient à l'employeur d'essayer dans un premier temps de supprimer, anonymiser ou pseudonymiser les données concernant ces tiers ou portant atteinte à un secret pour pouvoir faire droit à la demande. Lorsque ces mesures s'avèrent insuffisantes, l'employeur peut alors refuser de faire droit à la demande, en motivant et justifiant sa décision auprès de la personne concernée (ex : informations portant atteinte à la sécurité nationale ou à un secret industriel)
• D'autre part, les courriels pour lesquels le salarié est simplement mentionné dans le contenu : il convient pour l'employeur (i) de s'assurer que les moyens à mettre en œuvre pour identifier les courriels demandés n'entraînent pas une atteinte disproportionnée aux droits des autres salariés, puis (ii) d'étudier le contenu des courriels demandés et apprécier la portée de l'atteinte aux droits des tiers que représenterait leur communication.

Enfin, concernant les courriels de nature personnelle, la CNIL rappelle que l'employeur n'est pas autorisé à en prendre connaissance et qu'ils doivent être communiqués en l'état, à condition que le salarié demandeur en soit l'expéditeur ou destinataire.

Le droit d'accès des salariés à leurs données et aux courriels professionnels | CNIL