Appréhender les données de référence qui aident à améliorer les performances, à faire évoluer le modèle opérationnel juridique et à préparer les services à l’IA.
Nous savons tous à quel point le tri des données est essentiel en médecine, où il va de soi que les cas les plus critiques doivent être examinés avec rapidité et efficacité. La plupart des services d’entreprise appliquent des processus basés sur le tri des données depuis des années, voire des décennies. Le service commercial s’en sert pour orienter les clients potentiels vers les bons commerciaux ; les RH pour affecter les bonnes ressources à un cas particulier ; le service informatique pour diriger les demandes vers le bon technicien. Rien de surprenant jusque-là. Le terme « tri » signifie d’ailleurs « classer » ou « catégoriser ». Et quel service ne voudrait pas trier, classer et catégoriser les tâches qui lui incombent pour s’assurer qu’elles sont effectuées par la bonne personne, au bon moment et à un coût maîtrisé ?
1. Le pouvoir du tri des données
- Nos équipes ont régulièrement recours au tri des données. Lorsque nous aidons à fournir des services gérés à nos clients, nous devons connaître :
- l’émetteur des instructions ;
- l’unité opérationnelle concernée ;
- le type de mission concernée ;
- le niveau d’urgence de la mission ;
- le niveau d’exhaustivité des instructions ;
- la date de réception des instructions ;
- • le service chargé de la tâche (les équipes d’EY, les équipes de notre client ou un prestataire juridique tiers ?) ;
- l’état d’avancement de la tâche ;
- le délai d’exécution de chaque étape.
Ces informations constituent la couche de données brutes à partir de laquelle sont générées toutes nos données de tendance et en temps réel. Sans les données et les informations qu’elles fournissent, il nous est impossible de gérer efficacement ou d’améliorer en continu nos services, ni de réduire les coûts et d’améliorer la qualité de nos services.
C’est pour cette raison que le tri des données est l’un des concepts les plus importants pour les services internes. La couche de données de référence alimente non seulement une stratégie de données novatrice, mais aussi l’ensemble du modèle opérationnel juridique, car elle permet de déterminer la tâche à effectuer, son émetteur et son destinataire (service interne ou prestataire externe).
Compte tenu de la facilité de mise en œuvre d’un processus efficace de gestion et de tri des instructions, il est surprenant de constater que peu d’équipes internes disposent de systèmes (autres que des feuilles de calcul !) et de tableaux de bord en temps réel pour gérer cet élément clé du processus d’assistance juridique. Les données fournies permettent de répartir efficacement le travail et de répondre à des questions essentielles (Quelles sont les tâches du jour ? Qui gère quoi ? Où en sommes-nous ?). Il faudrait pouvoir répondre facilement à ces questions.
Dans ce contexte, le service juridique n’est pas différent des autres services d’entreprise. Par exemple, si vous demandez à un directeur financier où en est la trésorerie de l’entreprise, quelle est la prévision de bénéfices sur les trois prochains mois, si le budget est cohérent avec cette prévision ou si les dépenses en capital sont adaptées aux prévisions, il vous répondra immédiatement. De même, si vous demandez à un directeur commercial de vous éclairer sur la situation du pipeline de ventes, il pourra vous indiquer le nombre d’opportunités dans le pipeline, qui les gère et l’état d’avancement de chaque transaction.
2. Les avantages directs et indirects du tri des données
Il existe de nombreux avantages à mettre en place un bon processus de gestion et de tri des instructions :
2.1. Une passerelle simple et cohérente vers le service juridique
Lorsqu’il est bien conçu, le processus de tri des données facilite la vie à la fois des utilisateurs des services juridiques internes (l’entreprise) et celle des membres de l’équipe juridique. Pour les avocats, il garantit la cohérence et l’exhaustivité des instructions et aide à gérer le flux de travail. Pour les utilisateurs professionnels, qui sont habitués à travailler de cette manière avec d’autres services, il constitue une passerelle simple et rapide vers l’assistance juridique. À chaque fois que nous déployons notre technologie, l’équipe juridique interne se demande pourquoi cela n’a pas été fait avant. Ce à quoi la direction répond généralement que cela prend du temps.
2.2. Une répartition adaptée des tâches
Le tri des données permet de confier les bonnes tâches aux bonnes personnes, au bon moment et à un coût maîtrisé. Grâce à ce tri, qui permet de récupérer automatiquement les données, les services internes peuvent réaffecter les tâches. En répartissant correctement les tâches, le moral des équipes s’améliore, puisqu’elles travaillent sur des sujets plus intéressants. Les coûts nets diminuent. En effet, au lieu d’être effectué par des cabinets juridiques tiers aux honoraires coûteux, le travail quotidien se fait en interne et par des prestataires de services gérés dont le coût ou les tarifs sont fixes.
2.3. Gestion et planification des ressources
Les responsables de département juridique reconnaissent avoir besoin d’un modèle opérationnel cible vers lequel tendre. Les modèles opérationnels évoluent avec le temps. Les besoins en effectifs peuvent ou non évoluer. Cependant, le processus de gestion et de tri des instructions fournit quoi qu'il en soit des données de tendance et en temps réel idéales pour une analyse détaillée et une prise de décision éclairée. De nombreux services internes ont utilisé nos données pour mieux répartir les tâches entre les postes, ce qui, dans certains cas, a permis de réduire le nombre de recrues nécessaires, voire d’éliminer totalement le besoin de recrutement.
2.4. Création d’un modèle opérationnel cible (Target Operating Model)
L’évolution des modèles opérationnels juridiques et la nécessité de prendre des décisions dans un cadre stratégique, plutôt que de se contenter de gérer et mettre en œuvre des solutions tactiques, font, à juste titre, l’objet de beaucoup de discussions en interne. Les responsables de service juridique reconnaissent avoir besoin d’un modèle opérationnel cible vers lequel tendre. Les modèles opérationnels évoluent avec le temps. Du moins, ils le devraient. Pour ce faire, il est toutefois nécessaire de définir un cap et d’élaborer un plan. Pour établir un modèle opérationnel cible, il est essentiel, entre autres, de comprendre les tâches gérées par le service, ce qui nous ramène à l’importance de la gestion et du tri des instructions.
2.5. Une couche de données de référence nécessaire à l’élaboration d’une stratégie de gestion des données juridiques
L’impact potentiel de l’intelligence artificielle (IA) sur les marchés, les modèles économiques et les services d’entreprise (tels que les ventes, les RH, le juridique) est évoqué quotidiennement dans les médias. Pourtant il reste inconnu. En revanche, quel que soit le potentiel de l’IA, il est clair que l’apprentissage automatique, l’analyse et les assistants intelligents façonnent les changements actuels. En effet, bon nombre de ces outils facilitent le déploiement de l’IA. Cependant, pour utiliser efficacement la technologie existante, et a fortiori l’IA, le service juridique interne doit disposer d’une stratégie de gestion des données claire. Ce n’est que lorsqu’il saura quelles données de base recueillir auprès de ses équipes internes et externes, qu’il sera prêt pour l’IA. Pour résumer, la gestion et le tri des instructions sont au cœur de toutes les stratégies de gestion des données juridiques, car ils constituent les premières étapes du processus global.
2.6. Gestion de cabinets d’avocats tiers
L’un des moyens les plus efficaces de gérer les prestataires de services juridiques tiers consiste à disposer de données de performances et de qualité précises et transparentes. Avec les bonnes données, l’équipe interne est à même de rapidement transférer le travail vers les meilleurs prestataires internes et/ou externes. Le schéma ci-dessous illustre le modèle que nous recommandons lorsque nous déployons notre technologie en interne. De nombreux clients choisissent lees équipes d’EY Law comme prestataire de services gérés :
